Unternehmen, deren Wurzeln man fast ein Jahrhundert zurückverfolgen kann, haben in der Regel einige Eigenschaften gemeinsam, die ihre Langlebigkeit untermauern: den Geschäftssinn, neue Chancen zu erkennen und zu nutzen, und die Bereitschaft, die neuesten Technologien zu übernehmen, um effizienter zu arbeiten und ihren Kunden einen noch besseren Service zu bieten. Diese Eigenschaften zeichnen Weaver & Bomfords aus, ein Unternehmen für Bürobedarf, dessen Ursprünge auf das Jahr 1922 zurückgehen.
Heute floriert das in Cheshire ansässige Unternehmen weiter und bietet mit seinen 15 Mitarbeitern Kunden aus dem ganzen Land eine Reihe von Dienstleistungen an, die ein geschäftiger Arbeitsplatz benötigt. Bei Weaver umfasst dies Fotokopierer und Netzwerkdrucker, Managed Print Services (MPS) und Dokumentenlösungen. Bomfords konzentriert sich auf Büromöbel und Bürobedarf. Eine Lösung, die den Kunden des Unternehmens dabei hilft, ihre Druckprozesse effizienter zu gestalten, stammt von MPS Monitor®, dem Unternehmen, das die führende Plattform für die Fernüberwachung und -verwaltung von Druckern und Multifunktionsgeräten entwickelt und vertreibt. Der MPS Monitor 2.0 ist eine cloudbasierte SaaS-Lösung, und heute profitieren zwei Drittel der Weaver-Kunden von der Zugänglichkeit, Flexibilität und Sicherheit, die sie bietet.
Erfüllung der Druckanforderungen der Kunden mit MPS Monitor 2.0
Wie Sue Lenton, Geschäftsführerin von Weaver & Bomfords, erklärt, sind Annehmlichkeiten oft das Herzstück eines guten Kundenservices. „Wir suchen immer nach Möglichkeiten, wie wir unseren Kunden einen Mehrwert bieten können, und durch die Bereitstellung einer ausgelagerten Druckmanagementlösung von MPS Monitor können wir sie von der Drucklast befreien, damit sie sich auf die Führung ihres Unternehmens konzentrieren können. Der Kunde muss sich nicht um die Wartung oder Verwaltung des Tonervorrats kümmern, da dieser einfach geliefert und für das richtige Gerät gekennzeichnet wird, so dass er weiß, dass er bei Bedarf zur Verfügung steht. Da unsere Kunden in der Regel mehrere Druckgeräte besitzen, haben wir untersucht, welches das beste MPS für sie ist, damit sie ihre Flotten effizient und kostengünstig betreiben können. MPS Monitor nimmt dem Kunden die Verwaltung und das Management dieses Prozesses ab“, so Sue.
Ein Service, den viele Kunden angesichts der Vielfalt ihres Druckbedarfs zu schätzen gelernt haben, wie Sue erklärt: „Wir haben sehr viele Kunden, die die unterschiedlichsten Dinge drucken: Rezepte, Marketingmaterialien, Verkaufsstellen und sogar Transfers für die Porzellanherstellung. Wir arbeiten mit vielen lokalen Lebensmittelherstellern, Mühlen und Bäckereien, Vertriebsunternehmen und dann gibt es noch die üblichen Fachleute und Anwaltskanzleien sowie lokale Schulen und Akademien. Alle diese Unternehmen haben im letzten Jahr weitergemacht und wir auch – sie brauchten unsere Unterstützung und unseren Service vor Ort mehr denn je.“
Eine flexible und anpassungsfähige MPS-Lösung für eine sich schnell verändernde Welt
Für Sue und ihr Team war es offensichtlich, dass MPS Monitor eine zukunftssichere Lösung für die Bedürfnisse ihrer Kunden sein würde, da MPS Monitor auf der Vision einer skalierbaren cloudnativen Plattform basiert. Sue merkte an: „Weaver hat schon früh Fernüberwachungstechnologien für die Verwaltung von Flotten und die Bestellung von Verbrauchsmaterial eingesetzt, so dass wir mit den verfügbaren Lösungen vertraut sind. Als wir das erste Mal mit MPS Monitor ins Gespräch kamen, wurde schnell klar, dass es sich um ein viel besseres Angebot handelt, als das, was wir bisher genutzt haben. Zunächst einmal ist das Frontend sehr intuitiv und die Benutzeroberfläche ist grafisch orientiert.“ Sue fügte hinzu, dass MPS Monitor Daten und Informationen leicht zugänglich macht, im Gegensatz zu anderen Lösungen, die ein gewisses Maß an technischem Wissen erfordern, um auf die Informationen und Berichtsdaten zugreifen zu können. Mit MPS Monitor ist es einfach, einen genauen Überblick über den Status einer Flotte zu erhalten, so dass Probleme oder Unklarheiten sofort erkannt werden können. „Es ist wirklich einfach, die Informationen zu finden, die man braucht. Insgesamt bietet uns MPS Monitor viel mehr, indem es ein einfach zu bedienendes Business-Management-Tool bereitstellt.“
Die Vielfalt des Kundenstamms von Weaver verlangte nach einer Lösung für die Fernüberwachung von Druckvorgängen, die sich leicht an die individuellen Bedürfnisse jedes Kunden anpassen und skalieren ließ, nicht zuletzt, weil die Mitarbeiter nach Ausbruch der Pandemie gezwungen waren, von zu Hause aus zu arbeiten. Hier half die Flexibilität von MPS Monitor. „Während der Pandemie waren wir dank MPS Monitor in der Lage, Druckgeräte für die Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiteten, bereitzustellen und zu überwachen. Wir konnten den Service, den wir normalerweise den Mitarbeitern in den Büros bieten, erweitern: Wir können die Geräte der Fernanwender überprüfen und sie bei Bedarf mit Tonern versorgen, und wir bieten Fernunterstützung, falls sie Probleme mit dem Drucken oder Scannen haben. Der große Vorteil von MPS Monitor ist die Verfügbarkeit von mehreren Konnektoren, so dass Sie es auf mehr als einem Gerät laufen lassen können. Solange der Konnektor installiert ist, können wir Geräte und die Netzwerkhierarchien sehen. Es ist sehr einfach.“ „Mit seiner cloudbasierten Architektur, dem herstellerunabhängigen Ansatz, dem Sicherheitsfokus und der direkten Integration mit den Smart Device Services (SDS) von HP Inc. und Microsoft Universal Print (UP) ist MPS Monitor einzigartig positioniert, um die sich entwickelnden Anforderungen der hybriden Belegschaft zu erfüllen.“
Integration als Schlüssel zur Erschließung des Geschäftspotenzials
Die Integration mit Anwendungen von Drittanbietern – wie CRM-Systemen – ist eine weitere Stärke von MPS Monitor. „Wir haben MPS Monitor schon sehr früh eingesetzt und mit Vantage Online verwendet. Damals gab es noch keinen offiziellen Konnektor für uns. Aber MPS Monitor hat uns zugehört und ziemlich schnell eine Lösung entwickelt und uns dann bei der Einrichtung geholfen. Die Integration mit Vantage Online vereinfachte den komplexen Prozess des Wechsels von einem anderen Anbieter. Sie haben uns auch geholfen, eine Massenaktualisierung durchzuführen, um den Arbeitsaufwand zu minimieren.“ Sue fügte hinzu: „Mit dem System werden Tonerwarnmeldungen direkt in unserem System erstellt und können sofort verarbeitet werden, während die Zählerstände in Echtzeit die Abrechnung vereinfachen. Es hat die zum Teil sehr manuellen Aufgaben rationalisiert, so dass die Mitarbeiter mehr Zeit zur Verfügung haben. Die Integration zwischen den beiden Systemen wird weiter ausgebaut, und wir hoffen, dass wir bald noch mehr Funktionen von MPS Monitor in Vantage Online nutzen können.“
Lösungen, denen Sie vertrauen können
Ein weiterer Vorteil, den Sue und ihr Team im Alltag zu schätzen gelernt haben, ist die Stabilität von MPS Monitor. Bei der vorherigen MPS-Lösung von Weaver musste das Unternehmen viele Fehlmeldungen hinnehmen, von denen einige dadurch ausgelöst wurden, dass die Benutzer den Toner herausnahmen und schüttelten. Es kostete das Unternehmen viel Zeit und Mühe, jede eingegangene Warnmeldung zu überprüfen, um sie zu bestätigen oder zu verwerfen, was mit MPS Monitor nicht der Fall ist, wie Sue erklärt. „Wir vertrauen MPS Monitor in einer Weise, wie wir unserem anderen System nicht vertraut haben. So können wir sicherstellen, dass das Serviceniveau unserer Kunden aufrechterhalten wird.“ Die flexible Konfigurierbarkeit der Warnmeldungen ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Sue erwähnt einen Kunden, der rund um die Uhr arbeitet und bei dem die Alarme so eingestellt werden können, dass dem Kunden nie der Toner ausgeht.
Um einen spürbaren Unterschied für ein Unternehmen zu machen, muss ein außergewöhnliches Produkt von einem außergewöhnlichen Team begleitet werden, und Sues Erfahrungen mit MPS Monitor waren äußerst positiv. „Ich würde sagen, dass das Team großartig ist. Sie sind sehr gut erreichbar und sehr hilfsbereit, was ich bei anderen MPS-Anbietern nicht erlebt habe. Sie arbeiten sehr gerne mit uns zusammen, wann immer wir ihre Unterstützung benötigen.“
Mit der richtigen Kombination aus Produkten und Mitarbeitern sowie einem von MPS Monitor bereitgestellten Managed Print Service wird die Zukunft von Weaver & Bomfords ebenso glanzvoll und langlebig sein wie seine Vergangenheit.
