Fallstudie QPC Group
Einleitung
Die QPC Group, ein australischer Anbieter von Bürotechnologie, hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen dabei zu unterstützen, intelligenter zu arbeiten, indem sie Automatisierung und optimierte Arbeitsabläufe einführt. Von Managed Print Services und interaktiven Boards bis hin zu Videokonferenzsystemen und VoIP bietet die QPC Group innovative Lösungen zur Steigerung von Produktivität und Effizienz für Unternehmen in Australien und Neuseeland. Mit einer starken Präsenz in Branchen wie Gesundheitswesen, Bergbaudienstleistungen und Gastgewerbe hat sich die QPC Group als vertrauenswürdiger Partner im Bereich Bürotechnologie etabliert und bietet Lösungen, die perfekt auf die Bedürfnisse ihrer Kunden abgestimmt sind.
Die Herausforderung
Im Jahr 2010 machte sich die QPC Group auf die Suche nach einer Softwareplattform für Gerätemanagement, die es ermöglicht, Drucker- und Kopierdienste effektiv aus der Ferne zu verwalten. Ihre anfängliche Wahl einer lokalen Lösung und später der Wechsel zu einem kanadischen System funktionierten zunächst, erwiesen sich jedoch als kompliziert und in der Skalierbarkeit begrenzt. Mit dem Wachstum des Unternehmens und dem technologischen Fortschritt wurde der Bedarf an einer stärker integrierten und effizienteren Druckerflottenmanagement-Lösung deutlich. Als ein HP-Lösungsspezialist MPS Monitor – eine SaaS-Plattform, die für ihre umfassenden Integrationsmöglichkeiten bekannt ist – empfahl, fand die QPC Group die perfekte Lösung für ihre wachsenden Anforderungen. Im Jahr 2019 begann das Unternehmen mit der schrittweisen Migration zu MPS Monitor, beginnend mit etwa 50 Geräten.
Der Wechsel zu MPS Monitor
Die QPC Group war sofort von der Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit von MPS Monitor begeistert. Diese Druckerflottenmanagement-Lösung ermöglichte es ihnen, ein wachsendes Portfolio von Geräten verschiedener Marken wie HP, Lexmark, Epson und Fujifilm zu verwalten. Besonders wertvoll war die Integration mit den HP Smart Device Services (SDS), die eine Fernverwaltung von Aufgaben wie Geräteneustarts, Firmware-Updates und den Zugriff auf den Embedded Web Server (EWS) zur Fehlerbehebung ermöglichte. Diese Funktionen passten perfekt zum Engagement der QPC Group für einen reaktionsschnellen und effizienten Service.
„Die Integration von MPS Monitor mit HP SDS ermöglicht es uns, Kundenprobleme aus der Ferne zu lösen und Vor-Ort-Besuche zu minimieren, was unserem Versprechen eines außergewöhnlichen und schnellen Service entspricht“, sagt Lisa Spark, Mitbegründerin und General Manager der QPC Group.
Steigerung der Betriebseffizienz durch Automatisierung
Die Entscheidung zur vollständigen Umstellung auf MPS Monitor wurde durch die nahtlose Integration der Druckerüberwachungsplattform mit Buchhaltungssystemen, insbesondere Xero, und ihre robusten Vertragsmanagement-Funktionen vorangetrieben. Die Automatisierung von Abrechnungsprozessen – wie der Verfolgung von Kosten pro Seite und der Überwachung des Tonerstands – eliminierte viele manuelle Aufgaben und erlaubte der QPC Group, sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten zu konzentrieren. Durch die Konsolidierung von zwei Überwachungssystemen in eines reduzierte das Team seine administrative Arbeitsbelastung um 70 %.
Die API-Integration brachte weitere Vorteile, da sie automatisierte Dateneingabe und vereinfachtes Bestandsmanagement ermöglichte. Ein weiteres herausragendes Merkmal war die anpassbare „Days to Empty“ (DTE)-Funktion von MPS Monitor. Dieses Tool erlaubte es der QPC Group, präzise Tonerstand-Warnungen für unterschiedliche Regionen einzustellen, was ihre Bestandsplanung und -verwaltung verbesserte.
Vereinfachte Abrechnung mit Xero-Integration
Ein Highlight der Partnerschaft zwischen der QPC Group und MPS Monitor war die Integration mit Xero, einer führenden Buchhaltungsplattform in Australien. Diese ermöglichte eine konsolidierte Abrechnung, bei der Kunden eine einzige Rechnung für alle Dienstleistungen erhielten. Dieser optimierte Ansatz erleichterte die Zahlungsabwicklung für Kunden und schuf betriebliche Resilienz, da Backup-Personal Rechnungen problemlos bearbeiten konnte.
Chin Yoon, Managing Director von MPS Monitor Asia, spielte eine Schlüsselrolle dabei, den Übergang reibungslos zu gestalten. Seine regionalen Einblicke und engagierte Unterstützung ermöglichten es der QPC Group, den vollen Nutzen aus MPS Monitor zu ziehen. „Dank der Anleitung und konsequenten Unterstützung von Chin konnten wir das volle Potenzial von MPS Monitor ausschöpfen“, ergänzt Lisa.
Wesentliche Ergebnisse und Vorteile
Seit der Einführung der Druckerflottenmanagement-Lösung von MPS Monitor hat die QPC Group ein höheres Maß an Automatisierung und Effizienz erreicht. Automatisierte monatliche Abrechnungen und ein optimiertes Vertragsmanagement ermöglichten es dem Team, sich auf die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren. Die Berichtswerkzeuge von MPS Monitor, wie Versandstatistiken und Tonerverbrauchsprognosen, helfen der QPC Group, den Bestand genauer zu planen, unnötige Teileaustausche zu minimieren und Kosten zu senken.
Zukünftiges Wachstum mit MPS Monitor
Mit Plänen, bis zu 10.000 Geräte zu verwalten, hat die Partnerschaft der QPC Group mit MPS Monitor das Unternehmen gut für zukünftiges Wachstum positioniert. Ihr fortwährendes Engagement für die Automatisierung interner Prozesse ist ein zentraler Bestandteil ihrer Strategie. Sie planen, ihre Abrechnungs- und Vertragsmanagement-Operationen weiterhin zu innovieren, um den sich wandelnden Kundenanforderungen gerecht zu werden.
Fazit
Die Reise der QPC Group mit MPS Monitor zeigt, wie integrierte Automatisierung den Bereich Managed Print Services transformieren kann. Durch die Nutzung der leistungsstarken Tools und den Support von MPS Monitor hat das Unternehmen seine Abläufe optimiert, die manuelle Arbeitsbelastung reduziert und eine solide Grundlage für skalierbares Wachstum geschaffen. Diese Partnerschaft veranschaulicht das Engagement der QPC Group für intelligenteres Arbeiten, das es ihren Kunden in Australien und Neuseeland ermöglicht, effizient und effektiv zu operieren.
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