Es gibt viele Möglichkeiten, den Erfolg eines Unternehmens zu messen, aber am eindrucksvollsten ist es vielleicht, wenn ein anderes Unternehmen es für vielversprechend genug hält, um ein wertvolles Übernahmeziel zu sein. Das war der Fall bei Simplify, einem in Norwegen ansässigen Druckhändler, der eine breite Palette von Druckdienstleistungen anbietet. Anfang dieses Jahres wurde es von dem Unternehmen ECIT übernommen, das seine Präsenz in den nordischen Ländern ausbauen will, und in ECIT Simplify umbenannt.
Natürlich war es nicht nur die geografische Lage von Simplify, die es für ECIT attraktiv machte. Mit Wurzeln, die bis ins Jahr 1996 zurückreichen, hat sich das Unternehmen zu einem vertrauenswürdigen Verbündeten vieler kleiner und mittlerer Unternehmen sowie von Offshore-Ölplattformen und -Schiffen entwickelt und sich über zwei Jahrzehnte hinweg einen beneidenswerten Ruf für exzellenten Kundenservice und zuverlässigen Support erworben.
Druckkontrolle
Trotz des breiten Kundenstamms drucken die Kunden von ECIT Simplify in der Regel routinemäßige Microsoft-Office-Dokumente. Jeder Druck muss jedoch gezählt und genau abgerechnet werden. Zu den Druckdienstleistungen, die das 20-köpfige Unternehmen anbietet, gehört daher auch die Überwachung von Druckgeräten. „Als Teil des Druckservices, den wir unseren Kunden anbieten, müssen wir die monatliche Rechnungsstellung der Serviceverträge für Seitenpakete verwalten, die unsere Kunden abgeschlossen haben, und sie entsprechend der Druckmenge und den Kosten pro Seite abrechnen“, erklärt John Alfred Hustvedt, Vertriebsleiter von ECIT Simplify.
Früher war es mühsam und langwierig, diese Aufgabe für etwa 300 Kunden durchzuführen. Das Team musste zwischen Excel-Tabellen wechseln, ein Prozess, den John Alfred als „grausam“ bezeichnete.
Die Automatisierung zeitraubender Aufgaben wird mit MPS Monitorleicht gemacht.
Eine solche Ineffizienz war nicht tragbar. „Wir mussten einen besseren Weg finden, um den Zählerstand und die monatliche Rechnungsstellung zu verwalten“, fügte John Alfred hinzu. MPS Monitor, die führende Plattform für die Fernüberwachung und -verwaltung von Druckern und Multifunktionsgeräten, bildet heute die Grundlage für diesen Service.
Auf die Frage, was ihn an MPS Monitor im Vergleich zu den Angeboten der Wettbewerber beeindruckt hat, erklärte John Alfred: „Die Innovationskraft und der Pioniergeist von MPS Monitor haben uns überzeugt.“ Diese Innovation und der Wunsch, die Anforderungen von ECIT Simplify zu erfüllen, führten dazu, dass MPS Monitor einen Konnektor für eine erfolgreiche Integration mit PowerOffice, dem ERP-System des Unternehmens, entwickelte. „Zuvor kamen die Informationen über das Druckvolumen von MPS Monitor, während die Informationen über die Klickpreise pro Seite und die monatlichen Preise im ERP-System gespeichert waren, was bedeutete, dass wir zwei Datenbanken pflegen mussten. Dank des neuen Konnektors, den MPS Monitor erstellt hat, haben wir jetzt den Prozess der Rechnungserstellung automatisiert, wobei alle Kundendaten – Druck, Vertragsinformationen und Seitenpreise – jetzt auf MPS Monitor liegen.“
Jetzt nutzt ECIT Simplify MPS Monitor als zentrale Anlaufstelle für Druckinformationen und Druckvolumen. „Ich denke, dass wir auf diese Weise etwa 30 % der Zeit eines Administrators einsparen, die er besser und produktiver nutzen kann.“ John Alfred fügte noch hinzu: „Das BI-Portal gefällt uns sehr gut und ermöglicht es uns, alle Datenpunkte als Entscheidungshilfe zu nutzen. Dies hilft uns, mit den Bedürfnissen unserer Kunden Schritt zu halten. Außerdem können wir mit den Daten, die wir mit Hilfe des von MPS Monitor erstellten Berichtsmoduls erhalten, unseren Kunden beweisen, dass wir unsere Service Level Agreements (SLAs) einhalten, was das Vertrauen zwischen uns und unseren Kunden stärkt.“
Die technischen Fähigkeiten eines Produkts allein reichen nicht aus, um ECIT Simplify zu veranlassen, eine Lösung einer anderen vorzuziehen, wie er erklärte. „Ich bin sehr daran interessiert, eine Partnerschaft mit Unternehmen wie MPS Monitor einzugehen. Für ECIT Simplify als Unternehmen mit sich wandelnden Bedürfnissen wäre eine einmalige Kunden-Lieferanten-Beziehung auf Dauer nicht geeignet. Es ist unerlässlich, dass unsere Lieferanten wirklich als Partner für unser Unternehmen arbeiten können. MPS Monitor hat bewiesen, dass es skalierbar ist und maßgeschneiderte Lösungen für unsere Bedürfnisse anbieten kann. Im Gegensatz zu vielen kleineren IT-Dienstleistern bin ich nicht nur davon beeindruckt, dass das Unternehmen eine Vision für seine Zukunft hat, sondern auch von seiner Vision und seinem Fahrplan für die Zukunft. Zu diesem Zweck beziehen wir jetzt MPS Monitor in unsere Geschäftsentwicklungsprojekte ein. Indem wir miteinander arbeiten, entwickelt sich das Angebot von MPS Monitor weiter, um unsere Bedürfnisse zu erfüllen.“
Partnerschaft mit MPS Monitor für eine bessere gemeinsame Zukunft
Die Tatsache, dass beide Unternehmen parallel zueinander arbeiten können, ist ein gutes Zeichen für die Zukunft, insbesondere wenn die Fusion von Simplify mit ECIT Ende Q4 2021 abgeschlossen ist. „Wenn es soweit ist“, erklärt John Alfred, „werden wir MPS Monitor zur Überwachung von bis zu 3.500 Mehrmarkengeräten einsetzen.“
John Alfred ist zuversichtlich, dass MPS Monitor mehr als in der Lage sein wird, diesen Anstieg zu unterstützen. „Ich weiß aus Erfahrung, dass wir damit die Flexibilität, die Kundenbetreuung und den Service erhalten, die wir brauchen. Das Team hat bewiesen, dass es sehr schnell zur Stelle ist, wenn wir Hilfe brauchen. MPS Monitor verfügt heute über ein ausgezeichnetes Produkt und ein nachhaltiges Unternehmen, was bedeutet, dass ich mehr als zufrieden bin, dass es die richtige Lösung hat, die wir mitnehmen können, wenn wir beginnen, die Geräte der ECIT-Kunden zu überwachen.“
Zwar nutzt ECIT Simplify derzeit noch nicht alle Funktionen von MPS Monitor, doch das soll sich nach Abschluss der Fusion ändern. „Die große Anzahl von Anschlüssen wird bei ihrer Aktivierung zu weiteren Effizienzsteigerungen beitragen“, so John Alfred.
Auf die Frage, ob er MPS Monitor weiterempfehlen würde, antwortete John Alfred ohne zu zögern mit einem klaren „Ja“ und fügte hinzu: „Wir sehen MPS Monitor als langfristigen Partner, der durch Innovation und exzellenten Kundenservice an Zugkraft gewinnt.“ Das sind Qualitäten, die beide Unternehmen auf einen soliden Erfolgskurs bringen werden.
