Einführung
Nach Angaben der 2021 KPMG CEO Outlook Pulse Survey erwarten 45 % der Unternehmensleiter eine Rückkehr zum „normalen“ Geschäftsbetrieb nicht vor 2022, während 31 % glauben, dass dies noch in diesem Jahr der Fall sein wird – und fast ein Viertel glaubt, dass sich ihr Unternehmen für immer verändert hat. Wo auch immer man sich selbst in dieser Diskussion wiederfindet, eines ist klar: Normal wird nicht mehr ganz so, nun ja, „normal“ sein wie vor der Pandemie.
Die Arbeitnehmer haben sich daran gewöhnt, von zu Hause aus zu arbeiten. In vielen Fällen haben sie gezeigt, dass sie dabei genauso produktiv sein können – wenn nicht sogar noch produktiver. Sicherlich vermissen viele Arbeitnehmer die Kameradschaft, die Betreuung und die Gemeinschaft, die das Büroleben mit sich bringt. Aber das Pendeln vermissen sie sicher nicht. Sie haben sich daran gewöhnt, dass der Tag mehr Zeit für die Familie, für soziale Kontakte, für sportliche Betätigung oder sogar für dringende Termine bietet.
Die jüngste Studie von Microsoft, Arbeits-Trend-Index, spiegelt dies wieder und legt nahe, dass die Arbeitnehmer bereit sind, eine hybride Arbeitsweise anzunehmen, bei der sie 2-3 Tage pro Woche aus der Ferne arbeiten und den Rest der Zeit im Büro verbringen. Und 30 % der von KPMG befragten CEOs glauben, dass die meisten ihrer Mitarbeiter langfristig auf diese Weise arbeiten werden.
Smarteres Management von entfernten Druckern
COVID war ein Katalysator für die rasche Einführung der Cloud und erfolgreicher hybrider Arbeitspraktiken, die das Potenzial haben, die pandemiebedingten Richtlinien zur Arbeit von zu Hause aus weit zu überdauern. Vor der Pandemie waren Arbeitgeber vielleicht skeptisch, was die Produktivität von Heimarbeitern anbelangt, und zweifelten an der cloudbasierten Infrastruktur, die zu ihrer Unterstützung erforderlich ist. Da sie jedoch keine andere Wahl hatten als die Cloud-Strategien schnell einzuführen, um die Sicherheit der Mitarbeiter und den Betrieb ihrer Unternehmen zu gewährleisten, räumen die meisten Unternehmensleiter nun ein, dass es sich um ein sehr erfolgreiches Experiment handelte.
Wenn Unternehmen jedoch langfristig das hybride Arbeiten beibehalten wollen, benötigen sie eine Druckverwaltungsstrategie, die es den Mitarbeitern ermöglicht, von zu Hause oder vom Büro aus mit gleicher Zuverlässigkeit und Sicherheit auf vernetzten Geräten zu drucken.
Es ist leicht anzunehmen, dass Sicherheitsverletzungen nur über Server, PCs, Laptops, Telefone und Tablets geschehen – aber alles, was eine IP-Adresse hat, einschließlich Drucker und Druckgeräte, kann betroffen sein oder als unerkanntes Vehikel zur Verbreitung eines Virus oder zur Schaffung einer Sicherheitslücke verwendet werden. Veraltete Drucker-Firmware und ungesicherte DCAs sind nur zwei Möglichkeiten, wie Drucker Unternehmen für Cyber-Kriminelle angreifbar machen können – und das Risiko steigt dramatisch, wenn der Fernzugriff auf den Drucker ins Spiel kommt.
Aus diesem Grund ist MPS Monitor eine Partnerschaft mit HP eingegangen, um Drucksicherheitsfunktionen über HP Smart Device Services anzubieten. Dabei handelt es sich um eine automatisierte, cloudbasierte Lösung für die Remote-Geräteverwaltung, mit der Händler und MPS-Anbieter Sicherheitsrichtlinien erstellen und regelmäßige Drucksicherheitsbewertungen durchführen können. Unter anderem identifiziert es veraltete Drucker- und Druckgeräte-Firmware, die bekannte oder wahrscheinliche Sicherheitsschwachstellen auf einzelnen Geräten aufweisen könnte – und kann auch Sicherheitsrisiken auf Flottenebene aufzeigen.
Händler können die Plattform auch nutzen, um empfohlene Sicherheitsrichtlinien für Geräte von Herstellern zu implementieren und diese Einstellungen automatisch auf die gesamte Flotte anzuwenden. Im Unternehmen des Endbenutzers muss sich niemand um die Gerätesicherheit sorgen.
Cloudfähige DCAs
Im Rahmen unserer Partnerschaft mit HP haben wir im Februar dieses Jahres die SDS Cloud DCA des Unternehmens vollständig in unsere Software integriert. Dies hilft bei der Bewältigung der gewaltigen Aufgabe, die Vielzahl von DCAs für Remote-Mitarbeiter in ihren Home-Office-Umgebungen zu verwalten.
Vor CORONA konnte ein typisches Unternehmen mit etwa 1.000 Mitarbeitern 200 Drucker in den Büros bereitstellen, die alle mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden waren und oftmals nur einen DCA für die Verwaltung der Flotte erforderten. Als die Lockdowns verhängt wurden und die Mitarbeiter begannen, von zu Hause aus zu arbeiten, stellten viele Unternehmen den Heimarbeitern Drucker zur Verfügung und verdreifachten damit die Anzahl der Geräte in ihrem Unternehmen. Erschwerend kam hinzu, dass die Drucker nicht mehr mit dem Unternehmensnetz verbunden waren und jeder einen eigenen DCA benötigte.
Dadurch entstand ein erheblicher zusätzlicher Verwaltungsaufwand, sowohl für die Händler als auch für die Heimarbeiter, die sich plötzlich selbst um die Verwaltung und den Einsatz der DCA kümmern mussten. In einer Situation, in der es viel mehr Geräte als zuvor gibt, aber insgesamt weniger Seiten gedruckt werden, ist die Rentabilität der Produkte des Händlers bereits gefährdet, und die Belastung durch die Verwaltung vieler weiterer DCAs erhöht die Kosten nur noch weiter.
HP SDS Cloud DCA löst dieses Problem für Händler, indem es ihnen hilft, HP Geräte mit unterstützter FutureSmart-Firmware zu verwalten, ohne Software auf PCs oder Laptops installieren zu müssen. Stattdessen ist der Drucker selbst der DCA und verbindet sich direkt – und unabhängig – mit der Cloud. Wir sind davon überzeugt, dass dies ein sicherer Weg ist, um das Serviceangebot zu verbessern, die SLAs einzuhalten und die Konten profitabel und effizient zu führen.
Eine umfassende Erklärung der Funktionsweise der HP SDS Cloud DCA finden Sie in diesem Video.
Drucken in der Cloud mit Microsoft 365 Universal Print
Wir haben bereits erwähnt, dass das Drucken auf einem Netzwerkdrucker von einem entfernten Standort aus alle möglichen Risiken birgt, wenn es nicht sicher durchgeführt wird. Aber warum ist das so? Traditionell befanden sich vernetzte Drucker und Benutzer innerhalb eines Netzwerks, das von einer Firewall umgeben war, um unbefugte Benutzer fernzuhalten (wie eine Burg, die von einem Graben umgeben ist). Die Sicherheit wurde an der Grenze hergestellt: Die zugelassenen Rechner befanden sich „innerhalb“ des Netzwerkes (oder der Burg), während die nicht zugelassenen „außerhalb“ (außerhalb der Burgmauern) blieben.
Hier kommen Lösungen wie Universal Print von Microsoft ins Spiel. Sie ermöglichen es einer vertrauenswürdigen Azure-Active-Directory-Identität, von der Microsoft-Cloud auf einer vernetzten Maschine zu drucken. Von diesem Zeitpunkt an ist es die überprüfbare Identität und nicht eine bestimmte Maschine, ein bestimmtes Gerät oder ein bestimmter Standort, die eine Verbindung zum Unternehmensnetzwerk und den Druck von Dokumenten ermöglicht. Microsoft Universal Print ist nativ in MPS Monitor integriert und wird vollständig unterstützt. Das bedeutet, dass Händler und MPS-Anbieter, die MPS Monitor nutzen, ihren Kunden jetzt dabei helfen können, ihre Druckinfrastruktur in die Microsoft-365-Cloud zu verlagern und ihre gesamte MPS-Funktionalität mit einer einzigen SaaS-Lösung zu verwalten.
Händler, die unsere Software bereits einsetzen (oder dies vorhaben), können alle Universal-Print-Funktionen direkt für ihre Microsoft-365-Kunden aktivieren. Dazu gehören Druckwarteschlangen, Pull-Druck, Fernüberwachung und -verwaltung, Benutzerverwaltung und Auftragsverfolgung. Und wenn sich Händler für hybride Arbeitsweisen entscheiden, können ihre Mitarbeiter ihre Kunden unabhängig von ihrem Standort einfach und effizient bedienen.
Eine einzige cloudbasierte Lösung macht es den Händlern leichter, und das wiederum macht es ihren Kunden leichter. Das bedeutet auch, dass IT-Teams, die an entfernten Standorten arbeiten, die Druckernutzung überwachen und Druckrichtlinien festlegen können, ohne vor Ort sein zu müssen, so dass ein flexibles Arbeiten möglich ist. Das cloudbasierte Druckmanagement macht flexibles Arbeiten in der gesamten Branche möglich und praktikabel – nicht nur für Endbenutzer.
Schlussfolgerung
Wenn die Untersuchungen von KPMG und Microsoft, die wir hier aufgeführt haben, richtig sind, dann ist der Arbeitsplatz der Zukunft hybrid. Das bedeutet, dass die Zukunft des Druckens, der Druckverwaltung und der Sicherheit von Druckgeräten cloudbasiert ist. Diese Meinung wird auch von Quocirca in der Studie Drucken am hybriden Arbeitsplatz Studie deutlich, die besagt, dass „die Cloud ein Wegbereiter für die neue normale Druckumgebung sein wird. Der Bedarf an einer Plattform, die sich leichter skalieren lässt, um den Anforderungen eines hybriden Arbeitsplatzes gerecht zu werden, und die das für eine solche Belegschaft erforderliche Maß an Verfügbarkeit bietet, wird immer deutlicher.“
Das bedeutet, dass es für Händler und Anbieter des Managed Print Service (MPS) an der Zeit ist, sich ebenfalls mit der Cloud vertraut zu machen. In diesem hart umkämpften Markt werden diejenigen erfolgreich und marktführend sein, die das cloudbasierte Drucken und Druckmanagement am besten verstehen und beides für ihre Kunden so einfach wie möglich gestalten können. Aus praktischer Sicht bedeutet dies, eine einzige Cloud-Plattform für alle Managed Print Services zu finden, die sich nahtlos in das ERP-System integrieren lässt, um eine automatisierte Rechnungsstellung und optimierte Logistik zu ermöglichen. Im Idealfall sollte die Lösung auch die DCA-Bereitstellung und -Verwaltung für die Mitarbeiter im Homeoffice vereinfachen und gleichzeitig ein sicheres Drucken unabhängig vom Standort ermöglichen.
